Los viáticos representan una de las herramientas más utilizadas por empresas y profesionales para cubrir gastos laborales fuera del lugar de trabajo. Sin embargo, su correcta deducción fiscal requiere conocer a fondo los requisitos del SAT, los límites establecidos y las obligaciones documentales que deben cumplirse. En esta guía fiscal 2025 te explicamos todo lo que necesitas saber para deducir viáticos de forma segura y legal en México.
Puntos clave – key takeaways
- Los viáticos solo son deducibles si cumplen con requisitos específicos del SAT.
- Existen montos máximos diarios deducibles para alimentos, hospedaje y transporte.
- Deben respaldarse con CFDI y medios de pago comprobables.
- Los viáticos no comprobados pueden considerarse ingreso gravado para el trabajador.
- Una política interna de viáticos bien estructurada ayuda a prevenir errores fiscales.
Tabla de contenidos
- ¿Qué son los viáticos?
- ¿Cuándo se consideran viáticos deducibles?
- Diferencias entre viáticos, gastos de viaje y salario
- Límites fiscales 2025 para viáticos deducibles
- Requisitos para la comprobación de viáticos
- Cómo calcular viáticos correctamente
- Errores comunes y riesgos fiscales
- Buenas prácticas para empresas y trabajadores
- Viáticos internacionales: aspectos clave
- Conclusión
¿Qué son los viáticos?
Los viáticos son asignaciones económicas que se otorgan a un trabajador o profesional para cubrir gastos relacionados con viajes laborales. Estos gastos pueden incluir alimentación, transporte, hospedaje, peajes, kilometraje, entre otros. A diferencia del salario, los viáticos no son una percepción fija, sino una compensación temporal vinculada a una actividad fuera del centro habitual de trabajo.
Si los ves descritos en tu CFDI de nómina, no te asustes, estos montos se detallan para que sean deducibles para el empleador, y no deben generarte ningún efecto como ingreso (ya que no lo es) ni retenerte ISR tampoco.
¿Cuándo se consideran viáticos deducibles?
El SAT establece que los viáticos solo serán deducibles cuando:
- El viaje sea a más de 50 km del domicilio fiscal del empleador o cliente.
- Exista una relación laboral o profesional válida.
- Los gastos se relacionen directamente con el objeto del negocio.
- Se cuente con comprobantes fiscales válidos (CFDI).
- Se respeten los límites establecidos por la ley.
Diferencias entre viáticos, gastos de viaje y salario
| Concepto | Definición |
| Viáticos | Asignación diaria fija para gastos personales básicos en un viaje laboral. |
| Gastos de viaje | Costos reales (boletos, hoteles, taxis) incurridos en una comisión laboral. |
| Salario | Ingreso regular sujeto a ISR, IMSS y demás retenciones. |
Importante: Si los viáticos no se comprueban correctamente, pueden convertirse en un ingreso gravado.
Límites fiscales 2025 para viáticos deducibles
Según las reglas fiscales vigentes en 2025, los montos máximos deducibles son:
- Alimentación (nacional): Hasta $750 MXN diarios.
- Alimentación (extranjero): Hasta $1,500 MXN diarios.
- Hospedaje (nacional): Sin límite (comprobado con CFDI).
- Hospedaje (extranjero): Hasta $3,850 MXN diarios.
- Renta de automóvil: Hasta $850 MXN diarios.
- Uso de vehículo propio: Tarifa por kilómetro según política interna (comprobable).
Es crucial no exceder estos montos, ya que los gastos superiores no serán deducibles.
Requisitos para la comprobación de viáticos
Para que los viáticos sean deducibles y no se consideren ingreso gravado para el trabajador, se debe cumplir con:
- CFDI válido, emitido con RFC del empleador o contratante.
- Forma de pago registrada: transferencia, tarjeta de crédito/débito, cheque nominativo.
- Fecha y lugar del gasto, que coincida con el viaje.
- Nombre del beneficiario y descripción detallada del servicio/producto.
En caso de viáticos pagados por anticipado, también es necesario entregar una rendición de cuentas, comprobación de viaje, liquidación de viaje o algún otro nombre similar, en el que se detallan los gastos incurridos y si hay saldo a favor o por cubrir a la persona que realizo el viaje. al finalizar el viaje.
Cómo calcular viáticos correctamente
- Determina los gastos permitidos según política interna.
- Establece el destino y duración del viaje.
- Consulta precios promedio en guías, apps o experiencias previas.
- Calcula una tarifa diaria por rubro: comida, hospedaje, transporte.
- Multiplica por número de días del viaje.
- Suma gastos adicionales: estacionamiento, internet, peajes, etc.
- Ejemplo:
Viaje a CDMX por 3 días:- Alimentación: $750 × 3 = $2,250
- Hospedaje: $1,200 × 3 = $3,600
- Transporte local: $200 × 3 = $600
- Total estimado: $6,450 MXN
Te podemos apoyar con tu caso específico si aún tienes dudas.
Errores comunes y riesgos fiscales
Es común que cuando salimos de viaje o comisión tengamos el tiempo medido, y no tengamos oportunidad de recabar los comprobantes. Los siguientes errores son los mas comunes:
- No emitir CFDI válido o con errores.
- Pagar en efectivo sin justificación.
- No respetar límites fiscales diarios.
- Ausencia de bitácora o política interna de viáticos.
- No presentar informes de gastos a tiempo.
Cualquiera de estos errores puede ocasionar la no deducibilidad del gasto y que se considere ingreso gravado para el trabajador. Te recomendamos que en tus viajes, tomes datos de los lugares en los que comes, los que te ofrecen servicios de traslados o donde te hospedas como son teléfonos, revises los lugares en Google maps o preguntes quien te puede apoyar con los CFDI, por si no te da tiempo de recabarlos durante el viaje, lo puedas hacer después.
Buenas prácticas para empresas y trabajadores
- Establecer una política interna clara de viáticos.
- Usar plataformas digitales para registrar y comprobar gastos.
- Capacitar al personal sobre cómo pedir facturas válidas.
- Evitar pagos en efectivo no documentados.
- Solicitar comprobación y reembolso dentro de un plazo definido (ej. 5 días hábiles).
Viáticos internacionales: aspectos clave
Cuando el viaje es al extranjero:
- Se deben convertir los montos a pesos mexicanos con tipo de cambio oficial.
- Los comprobantes deben tener datos válidos del proveedor y la conversión clara.
- El SAT puede exigir traducción si el comprobante no está en español, sobre todo para tema de devoluciones de impuestos
- Se aplican límites diarios en moneda nacional, según las tablas fiscales vigentes.
Conclusión
Los viáticos son una herramienta clave para mantener la operatividad de empresas y profesionistas. Sin embargo, su deducción fiscal está sujeta a reglas estrictas que deben cumplirse al pie de la letra. Mantener una política clara, capacitar al personal y contar con una buena organización contable son las claves para evitar errores costosos y aprovechar al máximo este beneficio fiscal.