La nómina en México es uno de los procesos más importantes y, al mismo tiempo, más delicados dentro de cualquier empresa. No solo se trata de pagar correctamente a los trabajadores, sino de cumplir con obligaciones fiscales, laborales y de seguridad social que, si se manejan de forma incorrecta, pueden generar multas, recargos y conflictos legales.
Muchos empleadores sienten que elaborar la nómina es complicado por la cantidad de conceptos involucrados. Sin embargo, cuando se entiende su estructura y el marco legal que la regula, el proceso se vuelve mucho más claro y controlable. En esta guía completa te explicamos cómo hacer la nómina en México paso a paso, con un enfoque práctico, actualizado y fácil de entender.
Key Takeaways
- La nómina en México es un documento legal obligatorio que respalda el pago del salario.
- Incluye percepciones, deducciones, cuotas patronales y el cálculo del sueldo neto.
- Está regulada por leyes como la LFT, la LSS y la Ley del ISR.
- Debe emitirse mediante CFDI de nómina y conservarse por varios años.
- Una nómina mal calculada puede generar sanciones fiscales y laborales.
Tabla de contenido
- Qué es la nómina en México y por qué es tan importante
- Conceptos clave que integran una nómina
- Obligaciones legales del empleador
- Tipos de nómina más comunes
- Cómo calcular la nómina paso a paso
- Errores frecuentes y cómo evitarlos
- Preguntas frecuentes sobre la nómina en México
¿Qué es la nómina en México y por qué es tan importante?
La nómina es el documento que refleja de forma detallada la compensación económica que recibe un trabajador por su labor. En ella se desglosa el salario bruto, las deducciones aplicables y el sueldo neto que finalmente recibe el empleado.
Más allá de ser un simple comprobante de pago, la nómina cumple una función legal y fiscal fundamental. Sirve como evidencia del cumplimiento de las obligaciones del empleador ante el SAT, el IMSS y otras autoridades. También brinda transparencia al trabajador sobre cómo se calcula su salario.
En México, la nómina debe emitirse de manera periódica, ya sea semanal, quincenal o mensual, y debe cumplir con los requisitos del CFDI de nómina.
Conceptos clave que integran una nómina
Para entender cómo hacer la nómina en México, primero es necesario conocer sus componentes principales.
Datos del empleado y del empleador
Aquí se incluyen los datos de identificación del trabajador como nombre completo, RFC, CURP, número de seguridad social y puesto. También se agregan los datos fiscales de la empresa emisora.
Percepciones
Las percepciones representan todos los ingresos que incrementan el salario del trabajador. Entre los más comunes se encuentran el salario base, horas extra, comisiones, bonos y premios.
Deducciones
Las deducciones son los descuentos que se aplican al salario bruto. Las más frecuentes son el ISR, las cuotas del IMSS, aportaciones al Infonavit, pensiones alimenticias y otros descuentos autorizados.
Cuotas patronales
Estas son las aportaciones que realiza el empleador a la seguridad social del trabajador. Incluyen pagos al IMSS, Infonavit y otros conceptos que no se descuentan al empleado, pero sí representan un costo para la empresa.
Totales y sueldo neto
En esta sección se presenta el resumen final de percepciones y deducciones, dando como resultado el sueldo neto, que es la cantidad que el trabajador recibe efectivamente.
Fecha y periodo de pago
Indica el periodo que cubre la nómina y la fecha en que se realiza el pago.
Qué dice la ley sobre la nómina en México
La elaboración de la nómina está regulada por diversas leyes que todo empleador debe conocer.
La Ley Federal del Trabajo establece la obligación de documentar y conservar los comprobantes de pago de salarios. El Artículo 804 señala que estos documentos deben conservarse durante la relación laboral y hasta un año después de su terminación.
Por su parte, la Ley del Seguro Social obliga a los patrones a registrar a sus trabajadores ante el IMSS, reportar altas, bajas y modificaciones salariales, y conservar los registros de nómina durante al menos cinco años.
Además, la Ley del Impuesto sobre la Renta exige la correcta retención y entero del ISR, así como la emisión del CFDI de nómina conforme a las disposiciones del SAT.
Tipos de nómina más comunes en México
Existen diferentes tipos de nómina que se adaptan a las necesidades de cada empresa y trabajador.
La nómina ordinaria es la más común y refleja el pago regular del salario. La nómina extraordinaria se utiliza para pagos ocasionales como bonos, aguinaldo o premios especiales.
También existe la nómina por horas, frecuente en trabajos con horarios variables, y la nómina por comisiones, común en áreas comerciales. Otras modalidades incluyen la nómina prorrateada, la nómina de jubilación, la nómina de expatriados y la nómina por proyecto.
Tabla comparativa de tipos de nómina en México
| Tipo de nómina | Descripción | ¿Cuándo se utiliza? | Aspectos clave |
|---|---|---|---|
| Nómina ordinaria | Es la nómina regular que refleja el pago habitual del salario del trabajador. Incluye sueldo base, percepciones y deducciones. | Se paga de forma periódica, ya sea semanal, quincenal o mensual. | Es obligatoria, debe emitirse como CFDI de nómina y cumplir con ISR e IMSS. |
| Nómina extraordinaria | Corresponde a pagos no habituales que se realizan fuera del salario regular. | Aguinaldo, bonos, premios, horas extra o gratificaciones especiales. | También debe timbrarse como CFDI y puede tener tratamiento fiscal distinto. |
| Nómina prorrateada o reducida | Distribuye el salario anual del trabajador en pagos periódicos iguales. | Cuando se busca estabilidad en el flujo de efectivo durante el año. | Es común en salarios fijos y requiere claridad en el contrato laboral. |
| Nómina por horas | El pago se calcula con base en las horas efectivamente trabajadas. | Empleos con turnos variables o trabajos temporales. | Es indispensable llevar un control preciso de asistencia y horas laboradas. |
| Nómina por comisiones | La remuneración depende del desempeño o de las ventas realizadas. | Puestos comerciales, ventas y servicios financieros. | Puede combinarse con salario base y genera variaciones en ISR. |
| Nómina de aguinaldo | Pago anual obligatorio que se entrega generalmente en diciembre. | Fin de año o al finalizar la relación laboral. | Debe pagarse antes del 20 de diciembre y tiene reglas fiscales específicas. |
| Nómina de jubilación o pensión | Registra los pagos que recibe una persona después de retirarse. | Cuando el trabajador ya no está activo laboralmente. | Puede estar sujeta a exenciones parciales de impuestos. |
| Nómina de expatriados | Incluye salarios y beneficios para empleados que trabajan en el extranjero. | Empresas con operaciones internacionales. | Requiere atención especial a tratados fiscales y doble tributación. |
| Nómina por proyecto | El pago se realiza con base en la duración y alcance de un proyecto específico. | Industrias creativas, construcción, tecnología y consultoría. | Es fundamental definir claramente condiciones y tiempos de pago. |
| Nómina salarial y administrativa | La nómina salarial se refiere al pago en sí, mientras que la administrativa abarca la gestión y control del proceso. | En la operación interna de cualquier empresa. | Una mala gestión administrativa puede generar errores fiscales. |
Cómo calcular la nómina en México paso a paso
El cálculo de la nómina inicia con la determinación del salario bruto del trabajador. A partir de ahí, se suman todas las percepciones y se calculan las deducciones correspondientes, principalmente el ISR y las cuotas de seguridad social.
Posteriormente, se restan las deducciones al salario bruto para obtener el sueldo neto. En paralelo, el empleador calcula las cuotas patronales que deberá pagar por cada trabajador.
Finalmente, se emite el CFDI de nómina y se realiza el pago al empleado dentro del plazo acordado.
Errores comunes al elaborar la nómina
Uno de los errores más frecuentes es no timbrar correctamente el CFDI de nómina o hacerlo con datos incorrectos. También es común calcular mal las deducciones o no actualizar los salarios ante el IMSS.
Otro problema habitual es no conservar los comprobantes de nómina durante el tiempo que marca la ley, lo cual puede generar problemas en auditorías o juicios laborales.
Sabemos que calcular la nómina en México y cumplir con todas las obligaciones fiscales puede ser confuso y estresante. En ContaClara ayudamos a empresas y empleadores a gestionar su nómina de forma correcta, segura y sin errores. Si quieres evitar multas y ahorrar tiempo, agenda una consulta y deja tu nómina en manos de expertos.
Preguntas frecuentes sobre la nómina en México
¿Cada cuándo se debe pagar la nómina?
Depende del acuerdo laboral, pero puede ser semanal, quincenal o mensual.
¿Es obligatorio emitir CFDI de nómina?
Sí. Toda nómina debe emitirse mediante un CFDI conforme a las reglas del SAT.
¿Cuánto tiempo debo conservar las nóminas?
La ley establece plazos que van desde un año hasta cinco años, dependiendo de la autoridad.
¿Qué pasa si calculo mal la nómina?
Puede generar multas, recargos, problemas fiscales y conflictos laborales.
¿Puedo externalizar la nómina?
Sí, siempre que se cumpla con la legislación laboral y fiscal vigente.
Conclusión
La nómina en México es mucho más que un simple pago de salarios. Es un proceso legal, fiscal y administrativo que requiere atención, conocimiento y precisión. Entender cómo hacer la nómina paso a paso te permitirá cumplir con la ley, proteger a tu empresa y brindar transparencia a tus trabajadores.